/>

Virtueel vergaderen doe je zo

Tips voor online en offline samenwerking met de alles in 1 totaal oplossing van Microsoft Teams en Yealink

Voorbereiding  - kies de juiste ruimte en uitrusting

Wanneer iedereen online aanwezig is, kun je gebruik maken van een eigen achtergrond in Microsoft Teams. Daarnaast zorg je er voor dat alle deelnemers zijn uitgerust met een camera en een goede headset. De apparaten van Yealink zijn standaard gekoppeld met Microsoft Teams, zodat je met 1 druk op de knop jouw vergaderapp zo hebt geopend.

Is het een hybride vergadering en wil je de deelnemers thuis, onderweg en kantoor samen laten vergaderen? Houd dan rekening met de inrichting en computer gebruik op kantoor.

Hierbij kan je denken aan een goede tafelsetting, een soundbar, een camera en afhankelijk van het aantal live deelnemers een of meerdere microfoons.

Of is het de bedoeling dat iedereen zijn of haar eigen laptop meenemen? Maak dan afspraken over wie de vergadering live uitzend vanuit de ruimte om rondzingende microfoons te voorkomen.

Kies je voor een (virtuele) brainstorm sessie?

Zorg er dan voor dat je een ruimte hebt met een whiteboard. Hiertoe heb je verschillende opties:

  • Het traditionele papieren whiteboard; pas hierop de content camera toe zodat de kijkers ‘thuis’ ook goed kunnen meelezen zoals de Yealink WPP20 – Wireless Presentation Pod.
  • De Whiteboard app in Microsoft Teams.

 

Tijdens de vergadering

Onderzoek je fijnste kijk ervaring

Kies tussen de galerij standen, zoals “modus samen” en grote galerij. Om te zorgen voor de beste lay-out voor de presentatie en het bekijken van de deelnemers.

Vooral voor degenen die op afstand deelnemen aan de vergadering.

En in de ruimte zorg je uiteraard voor meerdere schermen zodat je de deelnemers kunt zien én de content op een apart scherm kun tonen.

 

Blijf op koers

Met Fluid-componenten kunnen aanwezigen gemakkelijk de agenda volgen en samenwerken aan de notities en taken van de vergadering tijdens de vergadering. Als je taken krijgt toegewezen tijdens de vergadering, heb je toegang tot deze apps, zoals Planner en To Do.

 

Blijf iedereen betrekken

Check regelmatig in bij deelnemers op afstand en houd het chatvenster in de gaten voor vragen of gedeelde inzichten. Ook hiervoor zijn meerdere schermen ideaal.

Neem de vergadering op voor degenen die niet aanwezig konden zijn en het later willen bekijken.

 

Houd vergaderingen interactief en boeiend

  • Zorg voor een voorzitter cq een moderator om discussies te vergemakkelijken.
  • Gebruik hand opsteken om iedereen een kans te geven om iets te zeggen en projecteer deze optie op het tweede scherm.
  • Benoem chat en polls om vragen en opmerkingen te stroomlijnen.
  • Creëer en pauze(s)ruimtes om samenwerking in kleine samenwerking in kleine groepen aan te moedigen.

 

Naadloze co-presentaties

Gebruik PowerPoint Live in Microsoft Teams om soepel over te stappen naar mede-presentatoren. Of ze nu in de vergaderruimte zijn of deelnemen op afstand. Ook kunnen mensen die te laat komen door de inhoud scrollen om even snel ‘bij te praten’.

Na de vergadering

Zorg ervoor dat na de vergadering vooruitgang wordt geboekt en dat de juiste mensen op de hoogte worden gebracht van beslissingen en resultaten.

 

Beëindig de vergadering op tijd

Gebruik de 5-minuten waarschuwing banner om af te ronden en de volgende stappen aan te geven. Neem volgende stappen op in de chat van de vergadering of in het tabblad notities in de Teams vergadering.

 

Houd alles bij elkaar

Met Fluid componenten en de vergader samenvatting, worden notities en taken automatisch gedeeld binnen de context van de vergadering, samen met de opname en de gedeelde inhoud.

 

Opvolging van de vergadering

Deelnemers kunnen de discussie voortzetten in de chat van de vergadering. Ook is het mogelijk te controleren op updates binnen deze context en eventuele terugkerende vergaderingen vind je hier terug.

Wil jij welke appratuur je het beste kan inzetten of hoe jij meer uit jouw Microsoft Teams omgeving kan halen?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Voorkeursdatum

Wij respecteren je privacy en gaan vertrouwelijk om met je data, zie ons privacy statement. Dit formulier is beschermd door Google (Privacy Policy, Terms of Service).